Как приручить время. Тайм — менеджмент.

Тайм- менеджмент«Какой ужас! Конец рабочего дня, а я ничего не успеваю», – подумала Юлия Сергеевна, выпивая шестую чашку кофе и просматривая последний каталог летней одежды. Закончить квартальный отчет, организовать срочную встречу, заказать билеты в командировку, написать тезисы для презентации – и все это сегодня на вчера. Правда, вчера было то же самое, только руки так и не дошли…

Знакомо, не правда ли? Темп жизни ускоряется, и мы теряемся в обилии дел и задач, которые ставит перед нами работа. Хотя, как известно: «Волка ноги кормят». И если мы реально хотим чего-то достичь, следует научиться управлять собственным временем. Ведь время – это то самое четвертое измерение, в котором мы умеем двигаться только в одну сторону – будущее. Товар, который не купить, не обменять, не отложить на завтра. Остается одно, научиться использовать его рационально.

Элементарные наблюдения за работой некоторых служащих подтверждают, что, к сожалению, то самое рабочее время может использоваться только на 50-75%, в лучшем случае. И не всегда по нерадивости сотрудников, чаще – это элементарное неумение сконцентрироваться на задаче, выбрать оптимальный расклад действий, организовать самого себя.

Анализ этих проблем и привел к актуальности, так называемого, тайм-менеджмента – управления времени, подразумевающего определенные технологии эффективного его использования. Существует достаточно методик этой тематики, очень популярны всевозможные психологические тренинги, помогающие человеку, наконец, научиться руководить самим собой в этом сложном временном потоке. Хотя на самом деле, каждый может выработать свои собственные правила.

Сформулируем некоторые фундаментальные секреты тайм менеджмента, которые возможно помогут выстроить собственную систему.

  1. Приоритеты. Научитесь четко определять, что именно для вас особо важно и актуально в данный момент, то есть, какое дело требует немедленных действий, а какое может подождать. С другой стороны, не забывайте старинную мудрость: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Юлия Сергеевна задумалась и заказала билеты в командировку. (10 минут)
  2. Концентрация. Выполняя какую-либо задачу, определенную вами как приоритетную в данный момент, сконцентрируйтесь именно на ней. Не разбрасывайтесь. Мозг человека так уж устроен, что он не может одновременно сосредотачиваться на нескольких вопросах, максимум – две задачи, третья уже останется игнорируемым аутсайдером. Более того, непроизвольно эта задача будет отодвигаться постоянно на задний план. А потому при возникновении подобной ситуации попытайтесь делегировать эту задачу, возможно, кто-то с ней справиться даже лучше. Так, в сторону летнюю коллекцию, кофе и телефон. Пропишем задачи по приоритетам. Ура! Одна уже выполнена! (15 минут)
  3. Планирование. Причем желательно в черновом варианте день спланировать с вечера. Не стоит откладывать самое сложное на потом, начинать нужно именно с самого неприятного и тяжелого задания, чтобы оно, словно «Домоклов меч», не висело над вами целый день. Байан Трейси называет такое дело «лягушкой», держа его «за пазухой», вы рискуете получить массу негативных эмоций, усталости и в результате так ничего и не сможете сделать. Избавившись от этой неприятной задачи заранее, вы будете свободны для дальнейших действий. Отметим и то, что планируя день, не следует расписывать его до минуты. Что-то может пойти не так, поэтому оставляйте 10-15 минут на возможные изменения. Опыт показывает, что затратив 10% времени на правильное планирование выполнения задания, 90% вы сможете сэкономить в процессе. Даже многие пособия по тайм-менеджменту так и называются: 10/90.

Увы, с вечера не получилось.

Встреча должна произойти завтра, то есть откладывать некогда. Помещение, делегирование, тезисы к презентации. (1,5 часа).

Вопрос квартального отчета, похоже, остается на вторую половину дня. Не очень радует, но хвосты приходится зачищать постепенно.

  1. Отдых. Даже для железобетонных балок существует такое понятие, как усталость. Человек должен иметь полноценный отдых для восстановления сил. Напомним, что лучшим отдыхом является перемена деятельности. Помните о равновесии, результативность вашей работы напрямую зависит от качества отдыха.

Юлия Сергеевна – вон из офиса. Если просидев в офисе половину рабочего дня, вы сейчас выпьете желанную чашечку кофе и поиграете в покер с компьютером, отдыха не получится.

Лучше всего – на свежий воздух. Кстати, подумать, возможно, полноценный обед, вместо перекусов с крепким кофе!

  1. Не отвлекайтесь!!! Многие компании блокируют социальные сети и почту в корпоративной сети по той простой причине, что служащие, имея доступ к этим ресурсам, часто незаметно для себя тратят львиную долю рабочего времени на просмотр постов, новостей, общение и прочее. Отвлекать может не только компьютер (интернет, игры), но и общение с людьми. Досужие разговоры, «личные» проблемы и конфликты отвлекают человека от работы, бывает, еще сильнее. Попробуйте сами себя «заблокировать» от внешних раздражителей. Научитесь бережно относиться к рабочему времени, тогда появится и свободное.

Да, квартальный отчет надо сдать через неделю. Опыт показывает, что за это время в принципе, можно справиться. Но…Подружка поссорилась с мужем и очень хочет поговорить. На почту пришло интересное предложение от интернет магазина…И. Вот здесь, когда, казалось бы, те самые срочные дела решены, так хочется расслабиться. Наступает время Лягушки! Главное не поддаться слабости. Посмотрите на сроки и разбейте свою работу по отчету на части. То есть переходим к следующему пункту.

  1. Дедлайн – крайний срок, именно так переводится с английского еще одно популярное ныне у нас понятие. Начиная какое-либо дело, всегда определите эту границу: конкретную дату и время выполнения задачи. Возможно даже разбиение на определенные временные этапы, позволяющие контролировать ситуацию в целом.

Да, Юлия Сергеевна, похоже, все получилось. Сегодня трудный день, Но давайте доведем начатое до конца!

Конец рабочего дня. Список чист! Ура! Да, конечно, лягушка осталась, но она значительно «похудела» и нас немножко боится!

Так держать!

Кстати, одна из популярных техник организации рабочего времени, именуемая «Помидор», основана именно на разбиении рабочего дня на 25-минутные периоды активной работы, после каждого предполагается перерыв на 2,3 минуты. Прототипом ее стал кухонный таймер, создатель придал ему форму помидора и с его помощью измерял отрезки времени в 25 минут. Именно такие интервалы и психологи называют наиболее эффективными для деятельности.

О разбиении одной серьезной задачи на более мелкие говорил Бенджамин Франклин, представляя этот процесс в виде пирамиды. Мелкие подзадачи разделяются на различные связанные между собой уровни, в результате получается некая иерархия, похожая на пирамиду. И мы начинаем строить свое дело с умом. Такими вопросами занимается системный анализ, но его основами желательно овладеть деловому человеку, планирующему развитие бизнеса и карьерный рост.

Говоря о системном планировании, не будем отвергать и спонтанный подход к этому вопросу. Ведь умение перестроится под ситуацию, найти оптимальное решение в изменившихся условиях является одним из ключевых факторов правильной организации труда. Если вам не по вкусу «раскладывание по полочкам», попробуйте просто видеть цель и идти к ней. Главное двигаться, а не «зависать» в процессе. А для того, чтобы вовремя это самое «зависание» заметить, очень полезно проанализировать прошедший день, иногда с карандашом и бумагой. Проверьте, сколько времени было затрачено действительно с пользой. Если это – треть от 24 часов, поздравляем! Вы – великий тайм-менеджер. А вот если КПД (коэффициент полезного действия) составляет 1/12, то есть вы эффективно трудились 2ч часа за весь день… Задумайтесь и не ищите виноватых в том, что дела не идут на лад.

Учитесь управлять собственным временем!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *